H/F Assistant∙e de direction – Association Nationale des Visiteurs de Prison – Paris

STRUCTURE

Le cabinet de recrutement Partium recrute pour l’ANVP (Association Nationale des Visiteurs de Prison), un∙e Assistant∙e de direction H/F en CDI.

L’Association Nationale des Visiteurs de Prison (ANVP) intervient au sein des 190 établissements pénitentiaires du territoire français. La mission principale de l’ANVP consiste à organiser, former et soutenir les membres bénévoles dans leurs missions auprès des personnes placées sous-main de justice, en détention (visiteurs de prison) ou à l’extérieur (visiteurs accompagnants).

A ce jour, l’association se compose d’une déléguée générale salariée au siège de l’ANVP, de 1500 bénévoles, 129 correspondants, 79 sections, ainsi que de 10 délégués interrégionaux. Son budget annuel est d’environ 450 000€.

Pour en savoir plus : https://www.anvp.org/

MISSIONS

Sous l’autorité de la DG de l’ANVP, l’Assistant∙e de Direction a pour mission d’organiser le travail de secrétariat et de la gestion des affaires courantes, d’assister et seconder la Déléguée Générale dans tous les aspects de la gestion administrative, comptable, de la communication et de projets.

Vos missions principales sont :

La gestion administrative et l’organisation de la vie associative :

–        Assurer l’accueil physique et téléphonique au siège de l’Association de l’établissement ;

–        Gérer l’agenda ;

–        Assurer la gestion des e-mails et du courrier : réceptionner, dispatcher, préparer les projets de réponses, en assurer le suivi ;

–        Gérer les commandes de fournitures, de la documentation ;

–        Prendre des notes et rédiger des comptes-rendus de réunions internes ;

–        Elaborer des comptes-rendus à partir des notes de la Déléguée Générale ;

–        Mettre en forme des documents de communication internes et externes ;

–        Mettre à jour la base de données (adhérents, prospects, partenaires, médias, … et procéder à des extractions et mises en forme de données (Tableaux de bords, mailings, requêtes) ;

–        Suivre et enregistrer les contacts presse ;

–        Participer à la mise à jour du site internet ;

–        Contribuer à la préparation, à l’organisation et au suivi des réunions statutaires et des évènements de l’Association (Réunions de bureau – Conseils d’administration – Assemblée Générale annuelle – Journée nationale des correspondants – Congrès) ;

–        Classement et archivage des dossiers, notes et circulaires (archivages dossiers papiers et informatiques). Rechercher des informations et/ou instructions à destination de la déléguée générale, des adhérents et des membres du Conseil d’Administration ;

–        Tenir le registre spécial.

La gestion comptable :

–        Pointer les relevés bancaires de l’ensemble des comptes (siège, délégations interrégionales, sections) ;

–        Vérifier l’existence des pièces comptables et opérer les relances nécessaires auprès des collecteurs régionaux et/ou trésoriers de sections ;

–        Participer à la vérification des écritures des sections et délégations inter-régionales et à la restitution de leurs comptabilités ;

–        Liquider les factures du siège de l’Association et les remboursements de frais ;

–        Participer à la collecte, la saisie des frais kilométriques des adhérents et à l’édition des reçus fiscaux ;

–        Saisir les adhésions / cotisations / dons ; procéder aux remises en banque ;

–        Procéder à la mise à jour des dossiers bancaires des sections et des délégations interrégionales et gérer les mandatements de signatures.

Evolution des fonctions attendues à moyen terme, par délégation et sous contrôle de la Déléguée Générale :

–        Suppléer la Déléguée Générale dans les tâches ordinaires et prioritaires, en cas d’absence ou lors de ses déplacements ;

–        Rédiger et mettre en forme des documents, des notes techniques et/ou des circulaires ;

–        Rédiger ou actualiser les informations et supports de communication publiés sur le site anvp.org ;

–        Participer au développement du fonds bibliothécaire (recherche d’ouvrages – faire procéder à la réalisation de fiches de lecture) ;

–        Assurer une veille documentaire et associative et procéder à l’enregistrement d’informations destinées aux publications internes et externes ;

–        Contribuer à la prise en charge de l’instruction, la gestion et le suivi de dossiers ciblés ;

–        Elaborer des tableaux de bord et de suivi des actions et/ou des projets de l’Association ;

–        Assister les délégués interrégionaux, les présidents et/ou correspondants dans le suivi de leurs équipes et de leurs actions (aide à la mise en application et au suivi des règles nationales).

PROFIL

De formation supérieure de niveau Bac + 2 minimum en gestion des entreprises, des associations ou assistant de gestion, vous bénéficiez d’une expérience professionnelle réussie d’au moins 5 ans sur une fonction similaire dans le secteur associatif. Vous avez une bonne connaissance de la gestion administrative et du fonctionnement associatif et maitrisez les bases de la comptabilité.

Vous êtes reconnu·e pour votre sens de l’organisation, votre rigueur, votre capacité d’écoute, de synthèse et de reformulation et êtes doté∙e de bonnes capacités relationnelles et rédactionnelles. Vous savez gérer et prioriser les tâches. Vous faites preuve d’une grande polyvalence, d’un esprit d’initiative, d’une facilité d’adaptation. Vous êtes curieux·se, réactif·ve et orienté·e solutions. De plus, vous êtes à l’aise avec les outils informatiques, les logiciels du pack office notamment. Vous êtes à l’aise à l’idée de travailler au sein d’une équipe restreinte de 2-3 personnes.

CDI basé à Paris à pouvoir en mai ou juin 2020.

Des déplacements exceptionnels pourront être prévus à l’occasion d’une réunion ou d’un congrès, 1 samedi et un week-end par an.

Temps de travail : 36hres hebdomadaires – 5 JRTT

Rémunération : 28 – 32 K€

Variation importante de la charge de travail au cours de l’année avec une accentuation sur la période de Février à Mai.

Remboursement 50% du Pass Navigo.

Mutuelle 50% employeur.