H/F Secrétaire administratif∙ve

STRUCTURE

Le cabinet Partium recrute un·e secrétaire administratif∙ve H/F en CDI pour Vox Pharma, à Paris 9ème.

Filiale de la Fédération des Syndicats Pharmaceutiques de France (FSPF), Vox Pharma est une société dont l’activité principale est l’édition d’un organe d’informations scientifiques et professionnelles pharmaceutiques : le Pharmacien De France (PDF). Elle organise également le Congrès National des Pharmaciens (CNP).

MISSIONS

Hiérachiquement rattaché·e au co-gérant de Vox Pharma et en lien étroit avec le directeur de publication le·a secrétaire administratif·ve travaille principalement pour le Pharmacien De France (PDF) et le Congrès National des Pharmaciens (CNP), mais aussi pour d’autres produits éventuels Vox Pharma. Il·elle travaille autrement avec une autre secrétaire, quatre journalistes et deux commerciaux.

Les missions principales du·de la secrétaire administratif·ve sont :

– Gestion et SAV du matériel (imprimante, machine à café, etc.) et commande de consommables
– Gestion du courrier Vox Pharma
– Gestion des fichiers abonnés PDF et gestion des extractions
– Gestion des fichiers des participants/intervenants au CNP et autres manifestations
– Gestion logistique des événements accueillis dans les locaux (Amphi Officine, Conférence de presse CNP, etc.)
– Aide à la gestion des sites internet et envoi des newsletters
– Assurer le SAV du PDF (pour chaque numéro)
o Récupérer les annonces en date et en heure pour chaque numéro
o S’assurer de la conformité des contenus
o Transmettre à l’agence la maquette
o Éditer et adresser les factures et justificatifs aux clients
– Assurer le SAV du CNP (suivi administratif et logistique)
o Envoyer Demande d’Admission clients (DA)
o Envoyer guide technique CNP
o Récupérer les logos clients pour mise en ligne site web
o Créer les comptes clients en ligne sur le site web pour la gestion des badges exposants
o Assurer la relation clients afin de garantir la mise en place des stands (équipements, enseignes, informations utiles, etc.)
– Saisie des factures VOX pharma à partir des devis validés par les clients (formation SAGE)
– Relance des impayés PDF et CNP
– Screening de la presse pharmacie
o Identifier les nouveaux annonceurs
o Récupérer les coordonnées du donneur d’ordre pour lui adresser gracieusement le PDF et son Kit média
– Suivi des partenariats Pharma Vox (stand Pharmagora, échanges marchandises CNP, etc.)

PROFIL

Doté·e d’expérience sur des fonctions similaires, vous êtes à l’aise avec l’utilisation d’une base de données, ainsi que des outils informatiques (Word, Excel, PPT) et digitaux (internet, mise à jour d’un site web, etc.). Votre capacité à intervenir dans la gestion d’événements sera un atout.

Reconnu·e pour vos capacités d’adaptation et votre dynamisme, vous faites également preuve d’esprit d’équipe et de bienveillance. Vous avez également des facilités à l’écrit et à l’oral. Vous êtes organisé·e rigoureux·se et vous savez hiérarchiser les priorités.

Poste basé à Paris 9ème en CDI et à temps plein, à pourvoir dès que possible
Rémunération : 30 K€ bruts annuels (sur 13 mois)

POUR POSTULER :
Ce recrutement est pris en charge par le cabinet Partium.
Pour postuler, vous pouvez cliquer sur ce lien : https://jobaffinity.fr/apply/o8kvbrdzchn137433i
Ou envoyer un email : [email protected]
Ou vous rendre sur notre site internet : partium.fr