Office Manager

Vous êtes convaincu(e) que chacun a le pouvoir de changer le monde à son échelle ? Que le Vivre Ensemble se construit avant tout via le Faire Ensemble ? A la recherche d’un emploi qui ait du sens, au sein d’une structure à taille humaine ?

Afin de contribuer à la construction d’une société plus inclusive, participative et solidaire, Benenova permet à tout citoyen, quelles que soient ses disponibilités, d’agir concrètement près de chez lui. L’association mobilise en Ile-de-France une communauté de 11 000 bénévoles sur des actions bénévoles de terrain, courtes, ponctuelles et collectives. A ce jour, près de 300 actions solidaires sont organisées chaque mois en lien avec plus d’une centaine de partenaires associatifs actifs.

L’approche de Benenova est aussi développée à Nantes et à Lille, et l’association est également un membre actif du réseau international Points of Light.

Pour en savoir plus : www.benenova.fr

Benenova recherche aujourd’hui son Office Manager !

MISSIONS

Vous assurerez en tant qu’Office Manager un rôle polyvalent et essentiel pour le bon fonctionnement de notre association. Rattaché(e) à la Direction et en lien avec toute l’équipe (5 personnes), vous coordonnerez la gestion et le suivi de l’organisation générale de la structure.

Vous aurez en charge 4 domaines de responsabilité :

Suivi administratif et comptable :

Rédiger et suivre les facturations, les cotisations payées par les associations et effectuer les relances éventuelles,
Piloter le suivi de la trésorerie,
Être l’interlocuteur(trice) de l’expert-comptable pour le suivi comptable (rapprochements bancaires, suivi du grand livre, soutien à l’élaboration des comptes annuels)
Etablir, optimiser et suivre les processus administratifs internes,
Assurer la gestion administrative des partenariats financiers et institutionnels en étroite collaboration avec la direction.

Gestion des ressources humaines :

Coordonner les relations avec l’Agence du Service Civique, et coordonner le recrutement et l’intégration administrative des volontaires,
Faciliter les procédures de recrutement des stagiaires et nouveaux salariés : diffusion des annonces, organisation des entretiens, suivi des réponses, coordination de l’intégration,
Assurer le suivi des procédures RH : embauches, déclarations, médecine du travail, formation, congés, absences et notes de frais.

Soutien aux programmes de mobilisation citoyenne :

Gérer les communications externes en direction des bénévoles (mails de bienvenue, et mails de remerciements notamment),
Editer les tableaux de suivi d’activité, et assurer un suivi qualitatif des indicateurs,
Répondre aux demandes d’information générale des bénévoles et des partenaires,
Suivre les participations pour les projets avec publics spécifiques.

Vie interne de l’association :

Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, et gérer le classement des documents liés à l’activité de l’association.
Commander et suivre les fournitures courantes (consommables, fournitures de bureau, supports de communication, etc…)
Gérer les relations fournisseurs, notamment pour les contrats à long terme (téléphonie, etc)
Contribuer à la préparation des dossiers de demande de financement,
Participer à l’organisation d’évènements : réservations de salles, inscriptions, diffusion de la communication, relances, animation.

PROFIL

Vous justifiez d’une première expérience réussie sur une fonction de type Office Manager ou Assistant/e de Direction.

Les compétences clés attendues sont les suivantes :

Appétence pour le travail en équipe, et pour la “relation client”,
Aisance rédactionnelle et attention aux détails,
Compétences organisationnelles et capacités à travailler en autonomie,
Capacités d’adaptation,
Maîtrise du Pack Office indispensable (maîtrise de Salesforce un plus),
Bon niveau d’anglais souhaité.

CONDITIONS

Temps partiel : 4/5ème (avec flexibilité concernant le choix des jours de travail),
Rémunération : 1730 € brut /mois (soit 26 K€ brut/an en équivalent temps plein),
Avantages : abonnement transports pris en charge à 100%, mutuelle,
Type de contrat : CDI,
Lieu : Paris, dans nos bureaux au sein de l’Ascenseur (Bastille),
Disponibilité : dès que possible.

Nous sommes impatients de découvrir votre candidature, par mail à [email protected] !