Office Manager – The Shift Project (climat, énergie) – Paris, CDI

The Shift Project recrute un.e Office Manager en CDI. Vous pouvez candidater jusqu’au 20 juin 2021 si les missions, les conditions et le projet de l’association vous plaisent !

NOTRE ORGANISATION
The Shift Project est un think tank qui œuvre en faveur d’une économie post-carbone. Guidés par l’exigence de la rigueur scientifique, notre mission est d’éclairer et influencer le débat sur la transition énergétique en Europe.

Association loi 1901 reconnue d’intérêt général créée par Jean-Marc Jancovici en 2010, The Shift Project (TSP) est soutenu par des grandes entreprises qui veulent faire de la transition énergétique leur priorité stratégique. Les travaux de notre équipe pluridisciplinaire ont eu un impact notable sur l’élaboration des politiques publiques nationales et européennes.

L’équipe est composée d’une vingtaine de personnes aux profils variés, et dirigée par Matthieu Auzanneau. Elle travaille de près avec le bureau et les administrateurs de l’association, ainsi qu’avec les chef.fe.s de projet qui pilotent les groupes de travail. Le think tank bénéficie du soutien d’une large communauté d’experts, et notamment de bénévoles qui ont constitué une association autonome : Les Shifters.

L’Office Manager est rattaché.e à la responsable des partenariats, de l’administration et des finances. Son rôle, transverse à l’activité du Shift, comprend la gestion administrative et financière, la gestion du personnel et des paies, et les services généraux de l’association. C’est donc un poste central pour assurer le bon fonctionnement de l’association et de son équipe.

VOTRE PROFIL
Formation supérieure (BAC+4/5) en finance, administration, commerce, communication, etc., vous avez plus de 2 ans d’expérience, ou des expériences particulièrement pertinentes pour le poste.

Vous souhaitez donner du sens à votre travail. D’une insatiable curiosité, vous vous intéressez au changement climatique, et vous avez des convictions fortes quant à l’urgence d’agir pour en limiter les impacts. Intégrer une équipe jeune, drôle (il est important de savoir rire quand on traite de sujets graves) et sympathique dans un cadre de travail qui se veut bienveillant et évoluer dans une association d’intérêt général spécialisée dans la décarbonation de l’économie est une priorité à vos yeux.

De nature énergique et dynamique, vous savez prendre des initiatives, avec un bon niveau d’autonomie, de rigueur et une réelle capacité à arbitrer entre les priorités.

Vous aimez travailler en équipe et communiquez avec aisance grâce à vos capacités d’expression écrite et orale (idéalement en anglais également) et à vos qualités relationnelles, d’écoute et d’échange, notamment au téléphone.

Vous vous sentez bien dans le rôle de support central dans une organisation agile et à taille humaine, et faites preuve de sens du secret professionnel et de loyauté.

Vous maitrisez les bases des principes fondamentaux de gestion d’une organisation et les bases de connaissances en comptabilité et en ressources humaines et vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques et collaboratifs (intranet, réseaux sociaux internes, web conférence…).

VOS MISSIONS PRINCIPALES

Gestion Administrative de l’association
– Suivi et mise en forme de dossiers administratifs ;
– Rédaction et envoi des documents aux membres avant les Conseils d’Administration et Assemblées Générales (invitation agenda, ODJ, pouvoir…) ;
– Restitution du budget réalisé et prévisionnel dans le cadre de la rédaction du rapport moral et financier ;
– Préparation des formalités administratives dans le cadre des élections des membres du bureau et des administrateurs/trices.

Gestion Financière de l’association
– Soutien au pôle partenariats sur le suivi des adhésions des financeurs du Shift : préparation du projet de convention, envoi d’appel à cotisation, suivi des règlements, vérification et établissement des reçus fiscaux annuels ;
– Suivi des subventions provenant de Sponsors (privés ou publics) sur projets : aide à la constitution du dossier administratif, suivi des déclenchements de versements ;
– Soutien au pôle communication et événementiel du suivi administratif de The Shift Forum (événement annuel de 2 jours adressé aux décideurs économiques et politiques) : facturation des frais de participation, suivi des règlements et actions de recouvrement en cas de besoin ;
– Soutien à la direction administration et finance (DAF) dans sa relation avec les partenaires externes financiers de l’association : cabinet comptable, commissaire aux comptes, banque, organismes sociaux, assurances, juriste,… ;
– Mise à jour mensuelle du budget annuel (fonctionnement général + projets de l’association) en coordination avec la DAF : vérification des rapports d’activité des salariés et prestataires, report des paies et règlements fournisseurs, encaissement des cotisations, etc. ;
– Mise à jour bimensuelle de la trésorerie et rapprochement bancaire ;
– Archivage physique et informatique des factures et des pièces comptables (factures fournisseurs, notes de frais, relevés bancaires, fichier des chèques émis, appels à cotisation), tous les trimestres et annuellement pour clôture comptable ;
– Préparation des éléments financiers pour le suivi trimestriel comptable avec le cabinet comptable;
– Préparation et suivi des éléments financiers lors de la clôture de l’exercice comptable avec le cabinet comptable et le CAC.

Gestion RH de l’association :
– Mise à jour du registre du personnel ;
– Edition des contrats de travail et des conventions de stages, avec le soutien du cabinet comptable;
– Préparation et diffusion mensuelle au cabinet comptable des éléments de variables de paies (absences, congés payés, tickets restaurant, notes de frais, mutuelle, application Convention Collective …) ;
– Gestion de la relation avec la prévoyance, la mutuelle, la médecine du travail, l’organisme de formation, URSAFF, etc. avec le soutien du cabinet comptable.

Gestion des Services Généraux
– Recensement des besoins d’achats et de gestion du stock (toner, fournitures, matériel informatique, etc.) ;
– Organisation logistique des déplacements éventuels des salariés de l’association ;
– Négociation des contrats avec les différents fournisseurs ;
– Gestion des achats et du budget des frais généraux (location des bureaux, assureur, cabinet comptable, SI, etc.) ;
– Suivi et mise à jour de tous les contrats (assurances, fournisseurs et prestataires, etc.) ;
– Veille et mise en application des obligations règlementaires (hygiène et sécurité) ;
– Soutien au référent IT de l’équipe de bénévoles pour la maintenance du parc informatique et réseau : achat et préparation des ordinateurs, installation du pack Office, antivirus, NextCloud, imprimante etc.;
– Gestion du standard téléphonique et de la boite mail « contact ».

Vie de l’équipe et de l’association :
– Communication interne ;
– Animation de la vie d’équipe, notamment des moments de convivialité ;
Organisation d’évènements et de séminaires internes.

DES DÉTAILS QUI N’EN SONT PAS
– Type de contrat : CDI
– Début du contrat et temps de travail : démarrage dès que possible et idéalement à temps plein
– Rémunération : 28-34k€ brut annuel selon profil et temps de travail (+ tickets restaurant + 50% transports ou Indemnité kilométrique vélo)
– Lieu : poste basé dans les locaux du think tank (16 rue de Budapest, Paris 75009), avec possibilité de télétravail partiel même hors Covid
– Date limite de candidature : 20 juin 2021

POUR CANDIDATER
Vous souhaitez apporter votre concours à un projet d’intérêt général ? Vous souhaitez travailler pour une association ? Notre mission vous parle ? Vous voulez interagir avec un écosystème riche et dynamique ? Vous pensez que votre profil correspond ? L’équipe vous plaît ? Rejoignez-nous !

=> Envoyez votre CV + Lettre de motivation
par mail à Selma Chanemougame, Direction Partenariat-Administration-Finance:
[email protected]
Objet du mail : Candidature – Office Manager