Assistant.e administratif.ve et de gestion

CHANTIER école Île-de-France est la délégation francilienne de CHANTIER école, réseau national de l’Insertion par l’Activité Économique (IAE), qui regroupe des Ateliers et Chantiers d’insertion (ACI). Ses missions principales : la représentation institutionnelle, la professionnalisation des acteurs, l’accompagnement à la mise en œuvre des politiques publiques et l’appui au développement par les relations avec des partenaires économiques. Les adhérents de CHANTIER école, entreprises sociales apprenantes, sont des acteurs du développement durable du territoire, dont l’action vise la progression des personnes, en favorisant une démarche pédagogique liée à la situation de production, le développement, l’évaluation et la certification des acquis professionnels.
CHANTIER école Île-de-France recrute un.e Assistant.e administratif.ve et de gestion au sein de son équipe permanente, afin d’appuyer les missions remplies par les membres de l’équipe salariée et les membres du Conseil d’administration de l’association.

MISSIONS

Appui administratif et secrétariat/accueil :

• assurer l’accueil physique et téléphonique : réponses aux sollicitations, orientation vers les salarié.e.s de la délégation, transmission d’informations ;
• assurer les aspects de convivialité liés aux missions et actions du réseau associatif : réservation et préparation des salles, accueil café, édition des documents nécessaires (feuilles d’émargement, comptes rendus, etc…) ;
• rappeler et gérer l’emploi du temps général de la délégation : présence en CDIAE, réunions statutaires régionales et nationales, comités de pilotage, manifestations, salons et éditer les documents nécessaires pour utilisation ou classement ;
• être en mission d’appui rédactionnel : préparation de documents, prise de notes, rédaction de compte-rendu de réunions et suivi ;
• assurer la rubrique emploi hebdomadaire ;
• appuyer administrativement les projets en cours et missions spécifiques menées par la délégation : secrétariat des projets (pièces administratives, suivi, bilans), préparation des réunions et organisation de rendez-vous, appui au recueil et au classement d’informations, gestion des divers abonnements de l’association (documentation, téléphonie, etc.) ;
• appuyer administrativement l’accompagnement aux changements législatifs relatifs à l’Insertion par l’Activité Économique (IAE) et à la formation professionnelle : organisation de réunions d’information, densification des éléments d’informations à collecter, organiser et diffuser, etc.

Représentation, animation et communication :

• participer à des réunions selon les besoins de la délégation, et à la vie associative du réseau;
• participer autant que de besoin aux manifestations des adhérents ;
• participer au recueil de données via des questionnaires, mener des relances téléphoniques auprès des adhérents et des retranscriptions/bilans des enquêtes ;
• contribuer à la mise en oeuvre des journées régionales : sensibilisation, information, formation ;
• mettre régulièrement à jour la documentation : plaquettes, dépliants et tout document d’information ;
• contribuer à l’actualisation des listes de diffusion des interlocuteurs régionaux et départementaux de l’I.A.E. ;
• actualiser et affiner les données générales des adhérents franciliens et autres structures de l’IAE ;
• actualiser le site internet de l’association à partir des informations collectées ;
• contribuer à l’élaboration et la diffusion de l’information via les outils de communication (site internet, mailing, lettres d’information, réseaux sociaux).
• Appui à la gestion :
• contribuer au suivi des traitements administratif, comptable et budgétaire des différentes actions, en lien avec la déléguée régionale et les salarié.e.s de la délégation ;
• assurer le suivi comptable général de l’association et produire tout document nécessaire dans le cadre du lien avec les prestataires comptables et financiers ;
• préparer les éléments de bilan quantitatif des projets menés par l’association ;
• contribuer au suivi administratif de la coordination de la formation ETAIE (formation des encadrants techniques) : classement des dossiers, préparation des courriers, gestion des feuilles d’émargement, appui à l’élaboration des bilans, etc.
• contribuer au suivi administratif de la maitrise d’œuvre sociale pour les entreprises partenaires : préparation des conventions, collecte et classement des bilans, etc.

Profil : Connaissance de logiciels usuels de bureautique et de courrier électronique, la maîtrise de la suite Office serait appréciée ; Aisance pour l’accueil physique et téléphonique ; Formation d’Assistant.e de Gestion, Assistant.e de direction, ou en gestion administrative.
Première expérience souhaitée. Un tutorat sera assuré et des formations pourront être mises en place.

Qualités requises : Sens de l’organisation et rigueur, capacité d’adaptation à une diversité de tâches, capacité à travailler en équipe, aisance rédactionnelle, qualités relationnelles auprès de divers interlocuteurs.

Lieu de travail : L’Île-Saint-Denis (93). Déplacements ponctuels en Île-de-France.

Conditions : Contrat à durée indéterminée – 35 heures hebdomadaires, application de la convention collective de l’animation, prise en charge de 100% de la Carte Navigo.

Salaire : 1 674 € brut mensuel

Prise de fonction : Courant juin 2021.

Contact et informations
Maria Gabriela SÁENZ, Déléguée régionale – 01 49 29 02 61

Candidature à adresser au plus tard le 4 juin 2021, par courriel, à : Monsieur le Président de CHANTIER école Île-de-France [email protected]

Seules les candidatures avec une lettre de motivation seront traitées.