Office Manager H/F

Orientation Durable, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l’économie sociale et solidaire et de l’intérêt général recrute un Office Manager H/F pour l’Agence Locale de l’Energie Grand Paris Seine Ouest Energie.

Important : afin que votre candidature soit prise en compte merci de postuler directement sur notre site : https://offres-emploi.orientationdurable.com/offre-emploi-370.html

CONTEXTE

L’Agence Locale de l’Energie Grand Paris Seine Ouest Energie (GPSO Energie) www.gpso-energie.fr, est une association (loi 1901) créée en mars 2008 par Grand Paris Seine Ouest, un Etablissement Public Territorial.

Elle a pour missions l’information, la sensibilisation, le conseil et l’accompagnement des maîtres d’ouvrage du territoire (particuliers comme professionnels) sur les questions d’économies d’énergie, d’efficacité énergétique, d’écoconstruction et de promotion des énergies renouvelables dans un objectif global de limitation des émissions de gaz à effet de serre. Elle accompagne également les collectivités du territoire dans l’élaboration et la mise en œuvre de leurs politiques énergie-climat.

GPSO Energie intervient sur le territoire de Grand Paris Seine Ouest, un Etablissement Public Territorial de la Métropole du Grand Paris qui couvre 8 communes : Boulogne-Billancourt, Chaville, Issy-les- Moulineaux, Marnes-la-Coquette, Meudon, Sèvres, Vanves et Ville-d’Avray, soit plus de 310 000 habitants.

Les particuliers (locataires, propriétaires, copropriétés) sont renseignés grâce à son Espace Conseil FAIRE, membre du réseau national FAIRE mis en place et coordonné par l’ADEME avec l’appui de GPSO et de la Région Ile-de-France.

L’équipe de l’ALEC est actuellement composée de 9 personnes.

Suite à des décisions locales de soutien renforcé à ses activités l’agence est en plein développement et se renforce sur certains aspects clés.

C’est dans ce contexte que l’ALEC GPSO Energie recrute un.e Office Manager en CDI

MISSION

Au sein de la cellule de direction, placé.e directement sous l’autorité de la Directrice, l’Office manager apporte un appui quotidien dans la gestion de l’Agence sur les aspects administratifs, RH, comptables et logistiques, ainsi que sur le suivi des contrats et conventions.

ACTIVITES PRINCIPALES

L’Office manager assurera les principales missions suivantes :

– Gestion financière et comptable (en lien étroit avec la Directrice)

• Suivi comptable et budgétaire en lien avec la
• Directrice et l’expert-comptable de l’association :
  Saisie comptable mensuelle des écritures (CIEL Compta)
• Suivi des relations avec l’expert-comptable
• Paiement des factures, des salaires et indemnités
• Rédaction du rapport financier annuel
• Exploitation et optimisation du logiciel de gestion associative (Innovance), et du CRM de l’agence (salesforce)

Subventions :

• Préparation des dossiers de demande de subvention
• Suivi administratif et financier des contrats
• Préparation des demandes de versements

– Gestion administrative et fonctionnement logistique

Assurer une fonction support pour le fonctionnement quotidien de l’ensemble de l’agence :

• Recherche des prestataires (traiteurs, fournisseurs, )
• Négociation et suivi des contrats de prestation pour le fonctionnement quotidien de l’Agence (informatique, téléphonie, imprimante, assurances, mobilier…)
• Formalités d’adhésions aux organismes partenaires
• Organisation logistique des déplacements de l’équipe
• Suivi du dossier RGPD (mise en place de nouvelles procédures )

– Fonctionnement associatif

• Appel à adhésion auprès membres de l’association, suivi et relances
• Appui à l’organisation des instances de l’association (assemblées générales, conseils d’administration, bureaux) : convocations, rédaction des PV…
• Pilotage de la rédaction du rapport d’activité annuel en lien avec l’équipe
• Formalités administratives d’enregistrement (lien avec la préfecture)

– Administration des RH

• Organisation du recrutement des salariés et stagiaires en lien avec l’équipe
• Formalités d’embauche et de départ des salariés, apprentis et stagiaires
• Relations avec les caisses (URSSAF, retraite…)
• Suivi des formations des salariés et montage de dossiers avec l’OPCO
• Préparation des éléments comptables de paie : suivi des absences et congés, et des indemnités des salariés (transport)
• Suivi des dossiers mutuelle et prévoyance de l’ALEC, et lien avec les salariés
• Veille sur les évolutions réglementaires impactant les RH de la structure (indemnité kilométrique vélo, compte personnel de formation, etc.), et sur les obligations employeur
• Suivi, mise à jour et mise en œuvre du Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (organisation des formations sécurité routière, secourisme etc.)

– Participation aux activités générales de l’Agence

• Participation ponctuelle aux animations organisées par l’Agence en appui au responsable de l’animation (par roulement dans l’équipe)
• Promotion des activités de l’ALEC sur des stands tenus lors de manifestations locales aux côtés des membres de l’ALEC
• D’autres types de collaborations ponctuelles pourraient être envisagées en fonction du profil de la personne qui sera recrutée

PROFIL RECHERCHE

Professionnel.le de l’organisation et du support, vous proposez à minima deux années d’expérience (Assistant.e de direction, Office manager TPE, administrateur humanitaire de retour en France) qui vous ont permis de développer un socle de compétence sur les questions :

• Saisie comptable et suivi des données en lien avec un expert comptable
• Coordination des processus administratifs
• Administration des RH

Vous avez un vrai sens du service professionnel et êtes persuadé.e de l’apport des fonctions support au reste de l’équipe

Vous avez un excellent relationnel

Vous êtes motivé.e pour rejoindre un projet au service de la transition écologique.

ADHESION AUX ASPECTS PRATIQUES

• Lieu : le poste est basé à Meudon (92), dans les locaux de l’ALEC
• Date d’embauche : Dès que possible
• Type de contrat : CDI
• Temps de travail : 39h par semaine avec RTT (35h annualisées)
• Rémunération : de 27 000€ à 29 000€ bruts annuels, selon qualifications et expériences
• Disponibilité certains soirs et week-ends très ponctuellement (appui ponctuel aux animations).