Office manager

À propos
Nous construisons une équipe de personnes talentueuses, passionnées par l’innovation sociale et ayant à cœur d’utiliser leurs compétences pour résoudre les grands défis de notre société. Vous vous reconnaissez ? Rejoignez-nous !

Qui sommes-nous ?
Chez makesense, nous sommes convaincu·es que tout le monde dans la société a un rôle à jouer pour résoudre les enjeux sociaux et environnementaux de notre époque. makesense inspire et équipe les citoyen·es, entrepreneur·ses et organisations pour construire ensemble une société plus inclusive et durable.

makesense forme et engage ces personnes dans une communauté internationale qui construit des solutions innovantes pour nos enjeux de société. Grâce à cette communauté, nous repérons les solutions les plus prometteuses que nous accélérons grâce à nos incubateurs, et nous facilitons les collaborations pour le changement d’échelle de ces solutions.

Vous rêvez de travailler dans un espace de travail débordant de créativité en plein cœur de Paris, entouré·e d’entrepreneurs, de volontaires, de co-workers ? Vous adoreriez préparer des repas en commun dans notre cuisine partagée, profiter de notre salle de sieste et admirer nos meubles faits-main en palettes recyclées ?

Nous avons à cœur de permettre à chaque personne de monter en compétences et d’évoluer au sein de l’écosystème makesense ; nous créons des parcours sur-mesure en fonction de vos talents et de vos ambitions. Vous souhaitez construire votre chemin avec nous ?

Descriptif du poste
Bienvenue au makesense_space !
Le makesense space est l’une des initiatives de la communauté de makesense. Inauguré en janvier 2015, cet espace est bien plus qu’un espace de co-working : il s’agit d’un véritable tiers-lieu ; un lieu d’innovation, d’expérimentation, et solidaire. Le makesense_space souhaite prendre le temps d’incarner un modèle de société auquel ses résident·es aspirent, plus durable et plus inclusive : il favorise l’entraide, les rencontres, et la liberté de créer en toute bienveillance.

Le space, élu “Best place to work in 2017” par MerciAlfred, accueille plusieurs types de colocataires : les équipes de makesense, les entreprises sociales que nous accompagnons au sein de notre incubateur mais aussi des résident·es aux profils divers. Il héberge par ailleurs un grand nombre d’événements ouverts ou privés, en lien avec les questions d’innovation et d’impact sociétal.

En tant qu’office manager, tu travailleras au sein de la joyeuse équipe “gestion d’espaces”, aux côtés de la manager de l’espace et d’un·e community developer.
Nous recherchons une personne qui saura relever les défis quotidiens de l’espace afin d’en faire un lieu de bien-être, d’inspiration et d’innovation sociale !

Tes missions :
Tes missions constituent un joyeux mélange de gestion opérationnelle au quotidien et de projets fondamentaux pour l’espace, que tu réaliseras en autonomie, bien qu’accompagné·e et épaulé·e par ton équipe selon tes besoins.

_Bien-être des colocs au quotidien (20%)
Une partie de ton temps se passera dans notre grande salle de détente et d’accueil et sera dédié à : Aller à la rencontre des colocs, être à l’écoute de leurs besoins et envies et répondre à leurs demandes, avoir de petites attentions à leur égard (anniversaires, …)
Contribuer à leur bien-être au quotidien en s’assurant que l’espace soit toujours fonctionnel et agréable (rangement, fournitures courantes, internet, plantes…)
Mettre en place de nouveaux services (épicerie interne, boissons, etc.)
Accueillir les publics extérieurs, leur faire visiter l’espace

_Aménagement de l’espace et gestion de la logistique (35%)
Il s’agit de faire du space un lieu accueillant pour le public, douillet pour ses colocs, et qui incarne les valeurs de makesense : Créer et gérer de A à Z des projets d’aménagement, d’identité visuelle et de décoration : phonebox, devanture, décoration intérieure des salles de réunion…
Assurer le bon fonctionnement de tous les équipements mis à disposition des colocs. Gérer les stocks de l’espace
Assurer et développer les relations avec nos fournisseur·ses

_Projets pour le développement de l’espace et de sa communauté (25%)
Ce stage sera l’occasion pour toi de prendre en main des projets et de les diriger de manière autonome ; par exemple : Faire du makesense_space un lieu de travail exemplaire en termes de durabilité environnementale et sociale : zéro déchets, économie circulaire…
Faire évoluer le makesense_space vers un modèle de gestion partagée : faire émerger une attitude co-responsable de tous·tes les colocs (respect des règles, prise d’initiative, etc.)
Assurer l’optimisation de nos process logistiques : gestion des stocks, urgences logistiques, gestion des événements, etc.

_Logistique événementielle (10%)

Coordonner une partie des évènements externes et internes de l’espace (préparation en amont, régie sur place avec l’équipe, relation avec nos client·es…)

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_Gestion de budget et facturation (5%)

Apprendre à gérer le budget de gestion de l’espace (projets d’aménagements, réparations, consommables…)
Gérer des tâches administratives diverses (notes de frais, factures).
Ces missions sont susceptibles d’évoluer au fil de ta mission en fonction de tes appétences, de ta montée en compétences – ainsi que des nécessités de l’espace !

Profil recherché
_Que vas-tu découvrir et apprendre ?

Gérer les différents aspects pratiques et logistiques d’un espace de travail partagé
Gérer des événements et des projets de A à Z
Gérer des situations complexes, de conflit ou d’urgence ; prendre des décisions de manière autonome
Découvrir des projets d’entrepreneuriat social et te construire un réseau
Donner du sens à ton action et ton engagement professionnel, travailler dans un écosystème stimulant, participer et te former à la facilitation d’ateliers de créativité

_Ce job est peut-être pour toi si…

*Tu es très (très) bricoleur·se, tu préfères réparer que jeter, tu adores faire de tes propres mains

Tu n’aimes pas rester derrière ton ordinateur et préfères l’excitation du direct et de l’opérationnel
Tu es débrouillard·e, (très) organisé·e
Tu es polyvalent·e : jongler entre tes différentes tâches et les sollicitations extérieures ne te fait pas peur
Tu te sens capable d’évoluer dans un environnement en perpétuel mouvement (au sens propre comme au figuré !)

_C’est un plus si…

Tu as des expériences précédentes dans l’office management, en gestion/organisation et/ou événementiel
Tu as de l’humour, beaucoup d’humour !
Tu as déjà été impliqué·e dans une association ; tu connais déjà makesense… Voire tu es déjà volontaire ?
Déroulement des entretiens
Envoie-nous ton joli CV.
A la place d’une lettre de motivation classique, nous souhaitons te découvrir au travers de trois questions… à toi de jouer ! (Voir questionnaire ci-dessous)

Date de début de stage : 4 janvier 2021
Date limite de candidature : 1er décembre 2020