Orientation Durable, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l’économie sociale et solidaire et de l’intérêt général recrute un Assistant de Gestion H/F(CDD 4 mois) au Pôle Actions pour France Parkinson.
Important : afin que votre candidature soit prise en compte merci de postuler directement sur notre site : https://offres-emploi.orientationdurable.com/offre-emploi-336.html
CANDIDATER AVANT LE 6 OCTOBRE
CONTEXTE
France Parkinson est une association qui déploie son action autour de cinq axes : soutenir les personnes souffrant de la maladie de Parkinson et leur famille, informer sur la maladie, financer la recherche, sensibiliser l’opinion, mobiliser les pouvoirs publics.
Reconnue d’utilité publique, l’association compte plus de 10 000 adhérents/donateurs, 74 comités départementaux, une équipe de 15 salarié.e.s et 450 bénévoles sur toute la France. Le budget global de l’association est de l’ordre de 6 M€.
France Parkinson recherche, dans le cadre d’un remplacement de congé maternité, son/sa futur.e Assistant de Gestion H/F en CDD 4 mois
MISSION
Au sein de la direction des programmes et des missions sociales, sous la responsabilité de la directrice adjointe, en lien avec les correspondants territoriaux et le responsable projets et formation pour les professionnels, le rôle de l’Assistant de gestion H/F au pôle actions est de :
Apporter soutien et assistance aux comités dans le suivi administratif de leurs activités.
Apporter un soutien aux correspondants territoriaux dans le suivi et la collecte des remontées d’activités des comités
Assurer le suivi administratif et organisationnel des formations professionnelles
ACTIVITES PRINCIPALES
Assurer le suivi administratif des activités des comités
- Pour les demandes de subvention : appui aux correspondants territoriaux pour la constitution des dossiers, rassemblement des pièces administratives à transmettre au financeur.
- Pour l’élaboration de conventions (de sensibilisation des professionnels, de partenariat, de mécénat, de prêt de salle, d’animation…) : réception des conventions, vérification de la conformité (selon modèles sont déjà établis) et mise en signature.
- Préparation des colis de documentation générale et de documentation spécifiques en fonction des demandes comités (CJP, A2PA)
- Réception des demandes de courriers à envoyer aux adhérents et transmission à l’assistance administrative en charge de la préparation de ces courriers pour envoi
- Gestion administrative des projets du pôle CJP/IRCEM/A2PA : assurer le soutien aux comités dans toutes les étapes logistiques des projets A2PA, Entr’aidants, CJP : formulaires à compléter et à valider en amont, suivi régulier (réception des justificatifs comme les factures et notes de frais, relance des comités, inscription dans les tableaux de suivi…).
- Soutien à la collecte des informations et activités des comités dans le cadre du relevé d’activité annuel
Assurer la réponse aux questions des délégués et
- bénévoles au sujet de la gestion de leur comité
- Questions concernant les adhésions
- Gestion de l’accès ou mise à jour de l’accès à la boite mail, ou « formation » à l’utilisation de boites mails ou de pages locales
- Accompagnement logistique des comités dans l’acquisition de matériel : téléphone portable, forfait téléphonique, ordinateur
- Assurer un soutien à la gestion administrative et logistique des formations de bénévoles assurées par les correspondants territoriaux et à celle des formations professionnelles gérées par le Responsable formation
Formations de bénévoles :
- Soutien logistique en amont des formations de bénévoles : gestion des réservations (salle, hôtel, restauration), impression et regroupement des supports à transmettre pendant la formation.
- Gestion après formation (notes de frais, mails…) : correspondance par mail avec les participants pour l’envoi des supports et des notes de frais à compléter, réception des notes de frais, justificatifs et RIB pour transmission en comptabilité
Formations professionnelles :
- Gérer la boite mail [email protected] en lien avec le responsable formation
- Gestion de la réponse aux demandes de prospects : en lien avec le responsable formation, élaborer les devis, répondre aux mails de demandes.
- Gestion de la contractualisation avec les clients : établir les conventions de formation, après validation les adresser au client, collecter les conventions signées (relances client si nécessaire), envoi des convocations au client pour remise aux stagiaires, transmettre les documents de cadrage pour l’organisation en intra (conditions à réunir par le client pour garantir la qualité de la prestation, conditions d’hygiène dans le contexte sanitaire…)
- En tant que de besoin, apporter un soutien logistique à la recherche et la réservation de salle pour les formations professionnelles.
- Réaliser et transmettre le calendrier des formations professionnelles prévues à l’assistante administrative pour la réalisation des colis.
- Suivi post formation : réception des documents de reporting, réalisation des attestations, envois des documents (émargement, attestations) au client avec la facture (en lien avec la chargée de missions administratives et financières), gestion des supports de formation pour les colloques.
PROFIL RECHERCHE
Vous avez a minima 2 années d’expérience, contenant une forte dimension « soutien administratif et organisationnel », qui vous ont permis de développer :
- Une capacité à comprendre le besoin de vos interlocuteurs (dans une logique réseau)
- Une forte rigueur dans la gestion des process et tâches administratives
- Une vraie capacité à organiser votre propre travail
- Vous avez une compréhension des relations de travail dans un environnement associatif
ADHESION AUX ASPECTS PRATIQUES
- CDD 4 mois
- A pourvoir impérativement au 15 novembre
- Salaire de 2000 à 2200 euros bruts / mois selon profil
