Office manager engagé, motivé & couteau suisse

Vous êtes engagé.e et curieux.se ?

Vous souhaitez rejoindre une communauté d’acteurs qui travaillent pour l’intérêt général ?

Vous avez un esprit d’initiative et vous êtes polyvalent.e ?

Vous n’avez pas peur de mettre les mains dans le cambouis ?

Cette offre devrait vous intéresser…

Les Halles Civiques : deux tiers lieux parisiens de l’innovation publique, démocratique et citoyenne

Les Halles civiques sont une association indépendante, créée en 2017, qui regroupe des entrepreneurs, des militants, des chercheurs et des institutions issus des communautés de la civic tech, du design, des politiques publiques, ou encore de l’éducation populaire. Chaque structure oeuvre, à sa manière, au progrès démocratique. Certains travaillent à outiller le citoyen et favoriser la participation citoyenne, d’autres outillent les administrations et les institutions pour transformer l’action publique. Quelques exemples d’acteurs : la 27e Région, Démocratie Ouverte, l’Institut de la Concertation et de la Participation, Kawaa, Esopa productions, Indivisible…

Ces acteurs qui composent les Halles Civiques (près de 20 structures actuellement) se rassemblent aujourd’hui dans 2 tiers-lieux parisiens : la Halle Belleville, 27 rue Piat dans le 20e arrondissement, et la Halle Superpublic au 4 rue la Vacquerie dans le 11e arrondissement.

Chaque lieu accueille des coworkers et des résidents, ainsi que des événements organisés par les acteurs du collectifs ou des structures extérieures.

Le poste et les missions

Dans le cadre de son développement, l’association des Halles Civiques recherche un(e) Office Manager, qui sera rattaché(e) au Conseil d’Administration de l’association, qui sera en appui notamment sur les missions de rayonnement et de réflexion stratégique sur les 2 lieux. L’Office Manager sera le support essentiel pour la vie quotidienne des 2 lieux et de sa communauté et aura pour mission de faire de nos lieux des espaces de vie et de travail conviviaux et agréables.

Vous animez et développez la communauté des Halles Civiques

Les Halles Civiques forment une communauté d’acteurs professionnels qui résident ou non au sein des espaces. Votre rôle sera de développer et d’animer cette communauté pour créer de la convivialité et du lien entre chacun.

• Participer à la définition d’une stratégie de partenariats
• Organiser et imaginer des activités, des chantiers, des temps de partage et d’échange entre habitants des deux lieux (déjeuners, apéros des nouveaux arrivants, yoga, missions au services des Halles Civiques…)
• Assurer un accueil chaleureux aux nouveaux coworkers, les accompagner dans leur installation et les présenter au reste de la communauté.
• Alimenter et améliorer le kit d’accueil des nouveaux coworkers
• Animer et améliorer les outils internes actuels de la communauté (Slack, Google Drive, mailing list, mail hebdomadaire…) et en tester de nouveaux
• Animer en lien avec les structures résidentes des Halles Civiques les quelques outils de communication : site web, réseaux sociaux et newsletter

Vous gérez l’occupation des espaces des Halles civiques

Nous louons les bureaux pour du coworking et les salles pour des événements. Votre rôle sera de suivre l’occupation de ces espaces.

Locations événementielles :

• Gérer les demandes, l’agenda commun, les visites
• Gérer le matériel technique et s’assurer de son bon fonctionnement
• Organiser l’ouverture et la fermeture des lieux lors d’événements
• Mettre à jour l’agenda public des Halles Civiques sur le site internet
• Assurer l’occupation régulière des espaces en prospectant et communiquant lorsque nécessaire.
• Accompagner la réflexion liée au développement des activités de location et mise à disposition d’espace
• Présenter le lieu occasionnellement lors d’événements

Coworking :

• Gérer les demandes de personnes intéressées par du coworking
• Organiser des visites
• Expliquer le fonctionnement du lieu et répondre aux diverses sollicitations
• Maintenir le taux de remplissage des bureaux en prospectant et communiquant lorsque nécessaire.

Occupation des espaces par les adhérents et partenaires :

• Suivre les relations avec les partenaires et adhérents actuels
• Développer le dialogue et les activités en partenariat avec les acteurs associatifs locaux

Vous coordonnez la logistique des espaces

Les deux lieux sont occupés en permanence par des coworkers. Votre rôle sera de s’assurer qu’ils sont fonctionnels et que les coworkers effectuent leurs tâches au sein de la communauté.

• Gérer les prestataires en charge de l’entretien des espaces, de la maintenance des bâtiments et de la maintenance technique (ménage, petites réparations…)
• S’assurer du bien vivre et de la fonctionnalité des espaces via la cogestion des lieux (état du mobilier, rangement, sortie des poubelles, arrosage des plantes, cuisine…)
• Gérer les relations avec les agents de la Ville de Paris qui sont en lien direct avec la Halle Belleville (sécurité du parc, sécurité du lieu…)
• Accompagner la réflexion sur l’aménagement des lieux et de leurs différents espaces
• Gérer les achats de consommables en fonction des demandes
• Collecter et distribuer le courrier

Vous accueillez les publics

Les Halles Civiques reçoivent régulièrement des personnes extérieures au sein de leurs espaces : des associations, des organismes publics, des citoyens… Votre rôle sera de les recevoir et les orienter

• Accueillir les différents publics sur certains créneaux pré-établis chaque semaine à la Halle Belleville : grand public, associations du quartier…
• Organiser avec les structures résidentes aux Halles Civiques les visites de délégations étrangères, groupes de visiteurs, d’étudiants…
• Aiguiller les sollicitations extérieures vers les structures résidents aux Halles Civiques

Compétences et profil attendus

• Vous avez une certaine appétence pour les thématiques de l’innovation démocratique, publique et citoyenne.
• Vous êtes dynamique et très motivé.e à l’idée de rejoindre un projet coopératif, associatif et en développement.
• Vous êtes pro-actif.ve et à l’aise lorsqu’il s’agit de prendre des initiatives et des décisions
• Vous avez d’excellentes capacités de communication verbales et écrites
• Vous êtes polyvalent.e et débrouillard.e
• Vous savez faire preuve d’une grande rigueur et vous êtes organisé.e
• Vous n’avez pas peur de mettre les mains dans le cambouis
• Vous êtes autonome avec l’esprit d’équipe

Optionnel mais idéal :

• Vous avez une connaissance des enjeux et des acteurs de l’écosystème
• Vous avez une première expérience au sein d’un tiers lieu ou d’un espace de coworking
• Bon niveau d’anglais.

Détails de la prise de fonction

Je travaillerai où ? A Paris, parfois à la Halle Belleville (20e), parfois à la Halle Superpublic (11e)

Je peux commencer quand ? Début 2019 (janvier/février)

Avec quel contrat ? CDD (1 an) ou entrepreneur salarié (via CAE)

Je serai payé.e combien ? Selon votre profil

Candidature à envoyer à [email protected] avant le 20 janvier !