chargé(e) de coordination/ office manager (temps partiel 3/5e)

Vous êtes convaincu(e) que chacun a le pouvoir de changer le monde à son échelle ? Que le Vivre Ensemble se construit avant tout via le Faire Ensemble ? A la recherche d’un emploi qui ait du sens, au sein d’une structure à taille humaine ?

Afin de contribuer à la construction d’une société plus inclusive, participative et solidaire, Benenova permet à tout citoyen, quelles que soient ses disponibilités, d’agir concrètement près de chez lui. L’association mobilise en Ile-de-France une communauté de 10 000 bénévoles sur des actions bénévoles de terrain, courtes, ponctuelles et collectives. A ce jour, près de 300 actions solidaires sont organisées chaque mois en lien avec plus d’une centaine de partenaires associatifs actifs.

L’approche de Benenova est aussi développée à Nantes et à Lille, et l’association est également un membre actif du réseau international Points of Light.

Pour en savoir plus : www.benenova.fr

Benenova recherche son(sa) Chargé(e) de coordination/ Office manager pour l’Ile-de-France.

MISSIONS

Le(la) Chargé(e) de coordination, poste très polyvalent, assure un rôle essentiel. Vous êtes rattaché(e) à la Direction. Vous assurez la gestion et le suivi de dossiers (actions solidaires, financements, démarche qualité …) et l’organisation générale de la structure.

Vous avez en charge 4 domaines de responsabilité :

Comptabilité :

• Rédiger et suivre les facturations clients, les cotisations payées par les associations et effectuer les relances éventuelles,
• Etre garant de la bonne organisation des justificatifs comptables en rapprochant les relevés bancaires,
• Etre l’interlocuteur(trice) de l’expert-comptable pour le suivi des déclarations fiscales et sociales,
• Rédiger des devis, des contrats, les factures, à partir de modèles-type.

Ressources humaines :

• Coordonner les relations avec l’Agence Service Civique, et coordonner le recrutement et l’intégration administrative des 3 volontaires,
• Assurer le suivi des procédures RH : embauches, déclarations, médecine du travail, formation, congés, absences et notes de frais.

Vie interne de l’association :

• Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles,
• Gérer les documents : émission, classement, archivage,
• Gérer les assurances, les contrats de maintenance, et les locaux,
• Commander et suivre les fournitures courantes : consommables, fournitures de bureau, supports de communication, etc…
• Participer à la préparation des réunions du Conseil d’Administration,
• Contribuer à la préparation des dossiers de demande de financement.

Programmes et actions solidaires : 

• Envoyer les mails de bienvenue et de remerciement aux bénévoles,
• Editer les tableaux de suivi d’activité, et assurer un suivi qualitatif,
• Répondre aux demandes d’information générale des bénévoles et des associations,
• Suivre les participations pour les projets avec publics spécifiques,
• Contribuer à l’organisation d’évènements : réservations de salles, inscriptions, diffusion de la communication, relances,
• Soutien à la partie « logistique » des actions solidaires : commandes des fournitures et suivi des factures fournisseurs.

PROFIL

• Vous justifiez d’une première expérience réussie d’environ 2/3 ans sur une fonction de type “office manager”.
• La maîtrise du Pack Office est indispensable. Connaissance de SalesForce très appréciée.

Les compétences clés attendues sont les suivantes :

• Appétence pour le travail en équipe, et pour la “relation client”,
• Aisance rédactionnelle,
• Capacité à gérer son temps et ses activités,
• Bon niveau d’anglais souhaité.

CONDITIONS

• Temps partiel : 3/5ème (avec flexibilité concernant le choix des jours de travail),
• Rémunération : 13800 € brut /an (soit 23 K€ brut/an en équivalent temps plein),
• Avantages : abonnement transports pris en charge à 100%, mutuelle,
• Type de contrat : CDD 12 mois avec possibilité de transformation en CDI,
• Lieu : Paris, dans nos bureaux au sein de l’Ascenseur (Bastille),
• Disponibilité : début septembre.