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ASSISTANT(E) SUPPORT : GESTION ADMINISTRATIVE, FINANCIERE ET LOGISTIQUE

Desk RDC / KENYA / SOMALIE

Solidarités International est une association humanitaire qui secourt des populations en détresse, essentiellement victimes des conflits armés et des catastrophes naturelles. Spécialisée depuis plus de 30 ans dans la couverture des besoins vitaux, à savoir manger, boire et s’abriter, elle prend en charge des programmes d’urgence puis de reconstruction.

Dans le respect des cultures, Solidarités International met en œuvre ses programmes en unissant ses compétences à celles des employés et des cadres locaux. Les équipes de Solidarités International, composées de 170 volontaires et de près d’un millier de cadres et d’employés locaux, sont aujourd’hui présentes en Afrique (RCA, Sud Soudan, Kenya, Somalie, RDC, Cameroun, Tchad, Mali, Sierra Leone), Asie (Afghanistan, Bangladesh, Birmanie, Thaïlande), Caraïbes (Haïti) et Moyen-Orient (Liban, Syrie).

 

Descriptif du poste :

L’Assistant(e) support sera rattaché à la gestionnaire financière et au logisticien du Desk, avec une répartition de temps d’environ 70 % pour les tâches de gestion financière / comptabilité et 30 % pour celles liées à la logistique.

L’objectif global étant de :

  • Contribuer à améliorer l’aide humanitaire apportée par SOLIDARITES.
  • Optimiser les coûts des missions et limiter le risque de remboursement aux bailleurs de fonds en respectant les règles d’éligibilité et de flexibilité de ceux-ci.
  • Contrôler la bonne application des procédures SOLIDARITES.

 

Sous la supervision de la Chargée de Gestion Financière, l’Assistant(e) :

Comptabilité

  • Assiste la gestionnaire dans ses tâches comptables inhérentes aux missions
  • Vérifie les affectations analytiques et comptables des comptabilités des différentes missions
  • Vérifie les tableaux d’affectation des dépenses entre les différents bailleurs de fonds
  • Appuie le coordinateur administratif et financier pour :
    • L’imputation analytique des factures payées par le siège pour le compte du terrain
    • L’imputation analytique des salaires/indemnités, assurances, billets d’avion, notes de frais pour les expatriés
  • Participe au suivi des fonds propres et des coûts desk
  • Soutient la clôture annuelle comptable et/ou la clôture analytique semestrielle des missions
  • Utilise des logiciels comptables SAGA (Mission) et TOTEM (Siège)

Gestion financière

  • Soutient le terrain : gère au quotidien les besoins des administrateurs terrain
  • Participe à la vérification des suivis budgétaires des missions
  • Participe à la validation des budgets des propositions d’opérations soumis aux bailleurs de fonds
  • Participe à la validation des rapports financiers intermédiaires et finaux des programmes (document financier et partie narrative budgétaire) à soumettre aux bailleurs
  • Soutient à la préparation des audits financiers
  • Participe à la validation des prévisionnels de trésorerie
  • Participe aux différents chantiers en cours
  • Participe aux réunions hebdomadaires et mensuelles (Desk, Comptabilité, Logistique, Siège…)
  • Assure l’intérim lors de l’absence du gestionnaire

Sous la supervision du Logisticien, l’Assistant(e) :

Logistique :

  • Examine les documents pour les achats réalisés sur le terrain ou au siège (bon de commande, cotations, analyse de cotations, …)
  • Participe à la correction et à la validation des contrats pour les achats effectués sur le terrain
  • Participe à la constitution des documents logistiques des rapports finaux pour les bailleurs de fonds
  • Participe à la vérification de l’adéquation des dossiers d’achats avec les procédures de Solidarités International et des bailleurs de fonds
  • Archive les dossiers traités
  • Travaille sur les dossiers fondamentaux de la logistique et participe activement à la rédaction des procédures.

Apports du stage :

  • Découvrir le fonctionnement du siège d’une ONG ainsi que les relations entre le siège et le terrain
  • Découvrir les différents métiers de Solidarités International sur le terrain
  • Avoir une première approche du fonctionnement d’une mission et des contraintes spécifiques
  • Connaître le fonctionnement administratif, financier et logistique d’une mission Solidarités International, en vue de partir en tant qu’Administrateur sur le terrain
  • Connaître les exigences des bailleurs de fonds
  • Perfectionnement d’Excel
  • Etre en contact direct avec le terrain via les expatriés

 

Profil :

  • Niveau BAC + 4 / 5 avec une composante en Gestion (Master, Ecoles de Commerce) et de préférence une sensibilisation à l’international et l’humanitaire
  • Maîtrise des logiciels bureautiques les plus courants, bonne connaissance d’Excel
  • Bonne maîtrise de l’anglais
  • Autonomie et rigueur
  • Capacité de travail en équipe

 

Durée :

6 mois minimum avec un démarrage début octobre.

Le stage se déroule intégralement au siège, à Clichy.

Les entretiens et les tests techniques se dérouleront entre le 21 et le 25 Septembre au siège.

 

Statut :

Stagiaire avec convention de stage obligatoire.

Indemnisation mensuelle : 508.20 EUR (154 heures / mois) + 50 % de la carte de transport + tickets restaurants (participation de l’employer à hauteur de 70 %)

 

Contact :

Adressez vos candidatures (CV + LM) par e-mail : [email protected]

 

 

Pour mieux connaître Solidarités International : www.solidarites.org

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