Stage Soutien à La Direction Générale

Département: Direction générale
Position: Stage Soutien à la Direction générale
Durée du contrat: 6 mois Lieu: Paris, Siege Date de démarrage: ASAP
I. ACTED

ACTED est une association de solidarité internationale française qui a pour vocation de soutenir les populations vulnérables de par le monde et de les accompagner dans la construction d’un futur meilleur en apportant une réponse adaptée à des besoins précis depuis 1993. ACTED vient en aide aux populations touchées par les crises grâce à une approche à la fois globale et locale, multidisciplinaire et adaptée à chaque contexte. Ses équipes (4000 personnes) interviennent dans 35 pays afin de faire face aux situations d’urgence, pour soutenir les projets de réhabilitations et accompagner les dynamiques de développement.
Pour ce faire nos équipes sur le terrain interviennent sur plus de 380 projets dans les secteurs suivants : aide humanitaire d’urgence, sécurité alimentaire, promotion de la santé, éducation et formation, développement économique, microfinance, soutien institutionnel et dialogue régional, promotion culturelle.
Forte de son expérience au plus près des besoins et des situations auprès des communautés vulnérables à travers le monde, ACTED contribue aujourd’hui à l’agenda international en faveur des Objectifs du Millénaire pour le Développement, avec des campagnes de plaidoyer en France et en Europe.

II. Profil pays

Job profile ACTED Paris

HR Department
Le siège d’ACTED s’est installé à Paris en 2000 dans le but de coordonner les interventions de l’organisation à l’échelle mondiale.
Aujourd’hui le siège est composé d’une cinquantaine de salariés dans les départements RH, Finance, Reporting, Audit, HUB logistique et Communication. Ces départements apportent leur soutien aux 30 Directions Pays ainsi qu’aux 3 Directions régionales, comprenant environ 300 expatriés et plus de 4000 salariés nationaux.
Le siège fait aussi office de point de convergence pour la Direction d’ACTED, à savoir la Directrice Générale, le Directeur du Développement et les seize membres du Conseil d’Administration.

III. Profil de poste

Le/la stagiaire à la direction générale soutiendra l’Adjointe de la Directrice Générale dans tous les aspects de ses fonctions, que ce soit au niveau opérationnel ou institutionnel d’ACTED.
1. Assistanat Général (Gestion et Suivis des dossiers)

1.1 Gestion et suivi de l’agenda
– Préparation des dossiers relatifs aux réunions avec les Directeurs (interne et externe)
– Organisation des déplacements de la DG (et établissement d’une feuille de route si nécessaire)
– Préparer les dossiers relatifs aux interventions extérieures de la Directrice Générale et assure la réception en temps et heure de dossiers préparatoires des réunions auxquelles assiste la DG (collecte de documents : agenda, informations pratiques et documents à consulter avant la réunion…)

1.2 Secrétariat Général
– Classement et archivage
– Recherche de Documentation pour élaboration des dossiers thématiques

2. Initiative et réseau ACTED (Washington, Genève, OXUS, IMPACT, PSF, etc.)

– Suivis juridique des dossiers
– Classement et archivage

3. Gouvernance

3.1 Associative (AG, CA, Membres, etc.)
– Suivi de l’organisation des Assemblées Générales
– Suivi de contact
– Organisation et préparation des Conseils d’Administration trimestriels
– Organisation et préparation des Bureaux mensuels

3.2 Opérationnelle (lien avec les pays d’interventions)
– Suivi des délégations de pouvoirs et pouvoirs de signature terrain

4. Suivi Juridique

– Assurer le suivi des enregistrements et obligations légales dans tous les pays d’ACTED – Consolider les contacts des soutiens juridiques dans les pays ACTED

5. Relation externes / Partenariats (Alliance 2015, Coordination Sud, CECI etc.)

– Suivi et Gestion des dossiers
– Préparation des dossiers
– Consolidation des contacts (DG, Directeurs…)

6. Communication interne

– Assurer le dispatching des parapheurs auprès des directions ACTED
– Collecte des informations, Contrat, documents à l’intention de la DG
Job profile ACTED Paris

HR Department Last Update

Avril 2014
– S’assurer de la circulation des informations et du dispatching auprès des différents départements et Direction pour les signatures divers

7. Autre

– Traduction de documents internes

IV. Qualifications

– Formation : Cursus universitaire en Relation ou politique internationale, Sciences Po ou similaire
– Niveau d’études requis : BAC+4/5
– Approche rigoureuse et méticuleuse du travail
– Dynamique, autonome et force de proposition
– Capacité de communication et de reporting
– Excellent niveau en anglais, écrit et parlé (contacts quotidiens avec les équipes locales)
– Intérêt pour les programmes d’aide d’urgence et de développement internationaux
V. Conditions

Compensation mensuelle de 508 € (minimum légal en vigueur)
Tickets restaurant
50% frais de transport remboursés.

VI. Pour postuler

Merci de nous faire parvenir votre candidature en français : CV, lettre de motivation et trois références à l’adresse suivante : [email protected] REF : ADG/HQ/SA
Pour plus d’informations, rendez-vous sur http://www.acted.org