Office Manager H/F avec volet communication pour ALEC MVE

Orientation Durable, cabinet de recrutement spécialisé dans les métiers de l’intérêt général recrute un/e Office Manager H/F, avec un volet Communication pour Alec MVE.

IMPORTANT : POUR QUE VOTRE CANDIDATURE SOIT PRISE EN COMPTE, MERCI DE POSTULER DIRECTEMENT SUR NOTRE SITE A L’ADRESSE SUIVANTE : https://offres-emploi.orientationdurable.com/offre-emploi-165.html

CONTEXTE DE RECRUTEMENT

Maîtrisez Votre Énergie – l’Agence Locale de l’Energie et du Climat de l’Est parisien est une association loi 1901 qui a été fondée en 1999 par les Villes de Montreuil et de Vincennes dans le cadre du programme européen Intelligent Energy, SAVE II.

L’ALEC-MVE assure des missions de sensibilisation, d’information et de conseil en matière d’économies d’énergie et de transition énergétique, auprès du grand public, des collectivités locales, et des différents acteurs du territoire. Son action de conseil est neutre et indépendante ; elle vise à améliorer les cultures communes en matière d’énergie et de climat et à accompagner la mise en œuvre des politiques publiques.

L’ALEC-MVE a deux territoires : celui de l’ALEC couvrant le territoire des collectivités adhérentes et conventionnées et celui de l’espace CONSEIL FAIRE.

En 2018, l’ALEC-MVE compte 14 collectivités adhérentes ou conventionnées, dont 9 en Seine-Saint-Denis et 5 dans le Val-de-Marne.

En tant qu’espace Conseil Energie FAIRE, l’ALEC-MVE est référent auprès de 30 collectivités, dont 23 en Seine-Saint-Denis et 7 dans le Val-de-Marne pour un couvert de près d’1 million d’habitants.

Le poste d’Office Manager H/F s’ouvre au recrutement suite à la mise en place d’une nouvelle organisation à l’ALEC-MVE et dans un contexte de très forte activité. Il a pour fonction d’appuyer les fonctions les plus chargées à savoir la Directrice et la Chargée de communication.

MISSION

Sous l’autorité de la direction et au sein d’une équipe de 13 personnes, l’Office Manager H/F apporte un soutien décisif à l’ALEC-MVE sur les dimensions « organisation du lieu et des conditions de travail» et « communication ».

ACTIVITÉS PRINCIPALES

L’Office manager H/F organise son activité autour des grands axes suivants =

OFFICE MANAGEMENT (En lien étroit avec la Directrice)

Organisation

• Accueil téléphonique et réception du public, prise des rendez-vous
• Rédaction et envoi des courriers liés à la vie de l’association
• Gestion des fournitures,
• Gestion des déplacements des membres de l’équipe et des élus de l’ALEC
• Organisation et participation aux différents événements marquant la vie de l’association (Assemblées Générales, Conseil d’Administration, réunions du Bureau, rédaction des comptes-rendus en lien avec la Directrice, et diffusion.
• Gestion du parc informatique, en lien avec le prestataire informatique
• Gestion et animation du fonds documentaire,
• Gestion de la base de données contacts de l’ALEC

Administration des RH

• Appui au recrutement et intégration des salariés
• suivi des absences et congés des salariés de l’ALEC
• préparation des éléments variables pour la réalisation des feuilles de paie
• Gestion des plannings des congés, tickets restaurant, planning visites médicales…
• Appui à la gestion du plan de formation
• Veille sociale.
• Appui le cas échéant de la référente gestion et partenariats

COMMUNICATION (En appui de la Chargée de communication)

Supports de présentation de l’ALEC et de ses actions

• Suivi de la réalisation des supports : budget, stock….
• Revue de presse et veil
• Appui le cas échéant à la réalisation de ces supports

Site web

• actualisation du contenu du site en lien avec la chargée de communication et de l’équipe
• Suivi de l’évolution potentielle du site
• Suivi statistique

Newsletter, réseaux sociaux et actions presse

• Appui à l’élaboration de la newsletter grand Public et Pro en collaboration avec la chargée de communication
  Appui à la rédaction d’articles à destination des journaux locaux
  Diffusion de la newsletter
  suivi des publications
  Mailings (actualisation et enrichissement du fichier de contacts de l’ALEC, préparation et gestion des mailings…), en appui de la chargée de communication

Événementiels

• Gestion des outils d’animation de l’ALEC : convention de prêts, planification….
  Appui à l’organisation logistique et de communication d’événementiels de sensibilisation du grand public ou des professionnels
  Appui à la réalisation du bilan des actions de communication

VOTRE PROFIL

Jeune diplômé H/F de formation « Assistant manager », « Office Manager », ou de formation « communication » si la dimension office management vous tente !

Connaissances et qualités requises

Excellente qualité relationnelle
Très bon niveau d’expression orale et écrit
Forte rigueur / vrai sens de l’organisation
Capacité à mener plusieurs tâches de front / Réelle autonomie
Maitrise de plusieurs aspects dans l’ensemble suivant = pack office, logiciels de PAO (Indesign et Photoshop), maitrise des réseaux sociaux, connaissance de wordpress
Une forte appétence pour les enjeux énergie – climat est un plus
Une connaissance du fonctionnement associatif est un plus

ADHÉSION AUX ASPECTS PRATIQUES

Le poste est basé à Montreuil (Seine-Saint-Denis), dans les locaux de MVE
Poste en CDI à temps complet
Rémunération comprise entre 24 et 26 KE, selon expérience + Tickets restaurant
35 annualisés : 39H hebdomadaire, avec attribution de 22 jours de RTT
Poste à pourvoir début janvier au plus tard