Assistant(e) administratif(ve) en charge de la comptabilité et du welcome (remplacement Maternité)

Dans le cadre des activités du Comité International de la Croix-Rouge en France, le CICR cherche un/une
Assistant(e) administratif(ve) en charge de la comptabilité et du welcome (remplacement Maternité)

Raison d’être du poste:
Sous la supervision du responsable administratif et financer, l’assistant(e) administratif (ve) en charge de la comptabilité et du welcome est responsable de :
La bonne tenue de la comptabilité, ce qui implique de réaliser les imputations comptables, les réconciliations bancaires, les clôtures comptables mensuelles et annuelles le tout dans le respect des procédures et des directives financières
L’accueil des nouveaux collaborateurs et l’organisation des voyages et des évènements

Responsabilités

Comptabilité
– Assiste l’administrateur dans la gestion des Finances pour la délégation régionale du CICR à Paris dans le respect du règlement des compétences financières.

– Gère et contrôle les ressources financières et leurs utilisations ; effectue le contrôle de caisse physique et gère les avances de travail selon la procédure en place
– Rassemble et réceptionne les pièces comptables. Comptabilise dans IRIS les dépenses selon le plan comptable du CICR
– Effectue la réconciliation des comptes bancaires et le contrôle des liquidités
– Prépare les paiements sur e-banking
– Prépare les clôtures comptables (mensuelles et annuelles) pour signature et contrôle de l’Administrateur.

– Met à jour les comptes statistiques, prépare les demandes d’avance de trésorerie et la clôture sur IRIS
– Suit et contrôle les demandes d’autorisation de dépense.

Accueil des collaborateurs
– Communique avec les unités du siège pour obtenir des informations sur les nouveaux arrivants ;
– Coordonne l’arrivée des collaborateurs et des familles avec les personnes concernées (logement, questions administratives)
– Organise l’hébergement en hôtel, pension ou appartement pour les visiteurs de passage (y compris pour les séminaires)
– Organise les journées de briefing et debriefing à la délégation
– Effectue les démarches concernant les visas et autres documents officiels (demandes, renouvellements de visa, de cartes diplomatiques, de titre de séjour)

Organisation des voyages
– Surveille et contrôle le marché des billets d’avion (prix, itinéraires, avantages, conditions d’émission, etc.)
– Participe à la négociation des contrats avec les agences de voyage, les compagnies aériennes et autres prestataires de transport
– Centralise les demandes de voyage et vérifie les informations et l’approbation

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