Dans le cadre des activités du Comité International de la Croix-Rouge en France, le CICR cherche un/une
Assistant(e) administratif(ve) en charge de la comptabilité et du welcome (remplacement Maternité)
Raison d’être du poste
Sous la supervision du responsable administratif et financer, l’assistant(e) administratif (ve) en charge de la comptabilité et du welcome est responsable de :
La bonne tenue de la comptabilité, ce qui implique de réaliser les imputations comptables, les réconciliations bancaires, les clôtures comptables mensuelles et annuelles le tout dans le respect des procédures et des directives financières
L’accueil des nouveaux collaborateurs et l’organisation des voyages et des évènements
Responsabilités
Comptabilité
Assiste l’administrateur dans la gestion des Finances pour la délégation régionale du CICR à Paris dans le respect du règlement des compétences financières.
Gère et contrôle les ressources financières et leurs utilisations ; effectue le contrôle de caisse physique et gère les avances de travail selon la procédure en place
Rassemble et réceptionne les pièces comptables. Comptabilise dans IRIS les dépenses selon le plan comptable du CICR
Effectue la réconciliation des comptes bancaires et le contrôle des liquidités
Prépare les paiements sur e-banking
Prépare les clôtures comptables (mensuelles et annuelles) pour signature et contrôle de l’Administrateur. Met à jour les comptes statistiques, prépare les demandes d’avance de trésorerie et la clôture sur IRIS
Suit et contrôle les demandes d’autorisation de dépense.
Welcome
Accueil des collaborateurs
Communique avec les unités du siège pour obtenir des informations sur les nouveaux arrivants ;
Coordonne l’arrivée des collaborateurs et des familles avec les personnes concernées (logement, questions administratives)
Organise l’hébergement en hôtel, pension ou appartement pour les visiteurs de passage (y compris pour les séminaires)
Organise les journées de briefing et debriefing à la délégation
Effectue les démarches concernant les visas et autres documents officiels (demandes, renouvellements de visa, de cartes diplomatiques, de titre de séjour)
Organisation des voyages
Surveille et contrôle le marché des billets d’avion (prix, itinéraires, avantages, conditions d’émission, etc.)
Participe à la négociation des contrats avec les agences de voyage, les compagnies aériennes et autres prestataires de transport
Centralise les demandes de voyage et vérifie les informations et l’approbation
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